株主総会の招集通知とは？〜概要から通知方法、効率化まで一挙に解説〜
2023年04月28日 16:15
本記事では、特に、条件により株主総会招集の手段や期限が異なることも多い非公開会社向けに、株主総会招集通知の概要から、招集を通知する方法、議案などの招集通知に必要な記載事項まで、株主総会招集通知に関して一挙に解説します。
定時株主総会と臨時株主総会の違い 、決議方法による違いなども記載しておりますので、自社に当てはめてご覧ください。
また、株主総会の招集から決議・議事録作成までを最短1日で行うことができるサービスをご紹介しています。
1. 株主総会招集通知とは？
株主総会招集通知とは、株式会社の必須機関として設置される株主総会を開催する際に、招集権のある者から株主に対して送る、招集の旨を知らせるための通知です。（*1 会社法第299条）
株主総会の招集をかけることができる者は多くの場合取締役ですが、一部、裁判所の許可を経て株主が招集をかけることも可能です。（*2 会社法第297条）
なお、株主総会の招集通知は、緊急の必要がある場合に開催する臨時株主総会を開く場合にも、定時株主総会を開く場合と同様に必要になります。
株主総会を開催する手順7ステップは、こちらの記事をご覧ください。
2. 招集通知を送る期限・方法
株主総会の招集通知は、非公開会社の場合、原則、株主総会の開催日の1週間前までに送る必要があります。（*3 会社法第299条）
ここでの「1週間前までに」とは、招集通知を送った日を除いて株主総会までに1週間が必要であることを指しており、つまり株主総会開催日の8日前が招集通知を発送（発信）する期限です。
例）6/20(火)に株主総会を開催する場合、招集通知の発送（発信）期限は6/12(月)
なお、近年では、株主にとっての利便性を向上させ、より良いコーポレート・ガバナンスやESG経営を達成するために、招集通知や議案の早期開示が推奨されています。
また、招集を通知する方法には、大きく以下の3つがあります。
1. 書面
招集通知を紙で用意し、期限までに株主に郵送する方法です。
2. 電磁的方法
期限までにメールなどの電磁的方法で株主に招集を通知する方法です。
3. その他（口頭や電話）
口頭や電話で招集を通知する方法もありますが、後々のトラブルを避けるためには、記録に残る書面や電子メールなどでの通知が推奨されます。
ただし、株主総会の招集通知の期限や有効な通知方法は、公開会社か非公開会社か、取締役会設置会社か非設置会社かによって異なります。
詳しくはこちらの一覧表をご覧ください。
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公開会社 |
非公開会社（取締役会設置会社） |
非公開会社（取締役会非設置会社） |
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招集通知の送付方法 |
書面 |
原則書面
（事前に同意がある場合、電磁的方法も可能）
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書面、電磁的方法、またはその他 |
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招集通知の送付期限 |
2週間前 |
1週間前 |
1週間前
（定款で定められている場合、より短くすることも可能）
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なお、当日株主総会に出席しない株主が書面や電磁的方法を用いて議決権を行使できるようにする場合であり、かつ非公開会社の場合には、いずれの場合でも2週間前までに招集通知の送付が必要です。（*4 会社法第299条）
*4 同上
3. 株主総会招集通知がいらない場合・省略する方法
株主総会を開催する場合、原則として開催日の2週間前までに招集通知を送付し、開催日には株主が出席して決議する必要がありますが、以下のような場合は例外的に招集通知の手続きを省略することが可能です。
・事前に株主全員の同意がある場合
書面や電磁的方法による議決権の行使がなく、事前に株主全員の同意がある場合、株主総会の招集通知は省略することができます。
ただし、株主全員の同意があっても書面や電磁的方法による議決権を行使できるようにする場合は、招集通知が必要です。（*5 会社法第300条）
・全員出席株主総会
開催日当日に株主（その代理人含む）全員が株主総会の開催に同意して出席している場合、招集通知が省略されていても株主総会を開催することができます。
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4. 招集通知の記載事項
招集通知の記載事項について、会社法第298条では、以下のような事項が義務付けられています（*6）。
- 株主総会の日時及び場所
- 株主総会での目的事項、議題、議案
- 株主総会に出席しない株主が書面によって議決権を行使することができることとするときは、その旨
- 株主総会に出席しない株主が電磁的方法によって議決権を行使することができることとするときは、その旨
- その他、法務省令で定める事項（会社法施行規則第63条）
例1）株主総会の招集地が、過去に開催した株主総会のいずれの場所とも著しく離れた場所である場合に、その理由（会社法施行規則第63条第1号）
例2）株主総会の目的が次のような事項であるときは、議案の概要（会社法施行規則第63条第7号）
役員等の選任、役員等の報酬等、株式の併合、事業譲渡等、定款の変更など
なお、上記「3. 株主総会に出席しない株主が書面によって議決権を行使することができることとするとき」「4. 株主総会に出席しない株主が電磁的方法によって議決権を行使することができることとするとき」に該当する場合、株主総会参考書類を添付する必要があります。（*7 会社法第301条、会社法第302条）
また、取締役会設置会社が定時株主総会を招集する際は、上記を記載した招集通知に、計算書類と事業報告（監査報告・会計監査報告を含む）を添付する必要があります。
（*8 会社法第437条）
*7 会社法第301条、会社法第302条 https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=417AC0000000086_20221101_502AC0000000033&keyword=%E4%BC%9A%E7%A4%BE%E6%B3%95
5. 株主総会を簡略化・オンライン化できるサービス「FUNDOOR（ファンドア）」
最後に、株主総会の招集から決議・議事録作成までを最短1日で行うことができるサービス「FUNDOOR」をご紹介します。
FUNDOORを使った株主総会では、招集通知などの法的書類の自動作成から、紙の要らない電子的な委任状の回収、議事録の作成までをオンラインで完結させることができます。
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執筆：FUNDOOR
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