取締役会の電子化のポイントとは？

取締役会をDXする具体的な方法
忙しいスタートアップだからこそ、定型業務をDX

取締役会をDXした方が良い理由と注意点

3カ月に1回以上開催する必要のある取締役会。

議題や日程の調整から議事録の作成・保管までの手順を高頻度で行うと、手間がかかりすぎる、ミスが発生するなどの問題が起こりがちです。

ここでは、取締役会をDXすることで得られるメリットについて解説します。

メリット1：スムーズな情報共有

紙面での管理やオフライン会議を脱却することで、場所を問わない情報共有・ディスカッションが可能になります。また、取締役会の議事録や資料が常に共有され、決議事項や議論内容の確認、最新版がどこにあるのか等のコミュニケーションコストを削減できます。

メリット2：効率的なリソース活用

煩雑な準備・管理の手間を削減することで、幅広い日常業務を行なっている事務局担当者の事務負担を軽減でき、取締役会の参加メンバーは、より戦略的な議論や意思決定に集中できるようになります。

メリット3：迅速な意思決定

取締役会で使用する資料をデジタル化することで、情報共有を効率的に行い、より迅速に意思決定ができるようになります。また、議事録や決議の記録をデジタルで一元管理することで、必要なタイミングで過去の記録を確認することが簡単になり、より適切なタイミングで振り返りや新たな意思決定をすることが可能になります。

一方で、取締役会をDXする時には、以下のような問題が起こらないよう注意する必要があります。

注意点1：ツールへの適応が困難

特にスタートアップ企業では時間的・費用的・人材的にも、新しいツールの導入に割けるリソースは限られています。複雑で使いこなすのに時間がかかるツールの導入は、余計に混乱を招くことがあります。

対策方法はこちら

注意点2：データのセキュリティと紛失

取締役会には大量の機密情報が関与します。デジタルプラットフォームを使用する時は、情報漏洩やセキュリティ侵害のリスクを最小限に抑えることが求められます。

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注意点3：連絡漏れ・コミュニケーションの不足

事業の方向性を協議する場である取締役会において、連絡漏れや情報の偏り、コミュニケーション不足が生じると、重要な意思決定の遅れや誤った判断につながる可能性があります。

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次章で、これらの問題を対策しつつ取締役会をDXする方法をご紹介します。

取締役会をDXする具体的な方法

※上記画像の赤字部分は会社法で定められています。より詳しくは、こちらの記事「取締役会開催方法を６ステップで詳細解説」をご覧ください。

取締役会の一般的な運営フローは、大きく次のように分けることができます。

1. 参加者・アジェンダ確認
2. 日程調整・招集通知の作成
3. 取締役会の開催
4. 議事録の作成・押印
5. 情報集約・管理

ここでは、特にDXすることでコストを削減できる上記2.以降の段階について、それぞれをDXする方法をご紹介します。

2. 日程調整・招集通知の作成

＜DX方法＞

・日程調整ツールの使用

・オンラインの雛形を利用し、招集通知を作成

・メールやチャットで招集通知を送付

＜解説＞

取締役会の招集通知は、会社法上、原則として1週間前までに各取締役（監査役設置会社は監査役にも）に送付する必要があります。（会社法第368条）

株主総会の招集通知とは違い、取締役会の招集通知には書面での送付などといった送付の手段に規定はありません。メールやチャットを使用することで、迅速に招集をかけることができます。

＜ポイント＞

チャットやメールなど、コミュニケーションツールが分散していると、連絡ミス・漏れが起きたり、必要以上に時間がかかったりします。なるべく各人とやりとりするツールは統一しましょう。

このようにDXすることで、注意点3「連絡漏れ・コミュニケーションの不足」を対策しつつ、上記メリット1「スムーズな情報共有」を享受することができます。

3. 取締役会の開催

＜DX方法＞

・Zoomなど、ビデオツールを使用したオンライン開催

・さらに省略する場合、報告の省略、みなし決議の採用をオンラインで行う

＜解説＞

株主総会のオンライン開催とは違い、取締役会をビデオツールなどを用いてオンラインで開催するなど、取締役会の開催方法には特に制約はありません。

さらに、日頃のやりとりで予め報告事項や決議事項に出席者の議論・同意が行われているような場合、形式的な取締役会の開催をせずに、招集から決議までの事務的手続きをメールやチャットなどで完結させることも可能です。（会社法第370条、会社法第372条）

（※ただし、会社法第363条第2項の、代表取締役等による3か月に1回以上の職務執行状況の報告は省略できません）

その場合、決議については、取締役会を開催する旨を連絡する際に、一緒に決議事項と可否を問う旨を伝えます。

議決に関わる取締役全員の同意の意思表示があれば、その議案を可決する決議があったものとみなされます。

（※事前に定款で書面決議（みなし決議）が可能であることを定めておく必要があります）

また、報告についても、取締役会を開催する旨を通達する際に一緒に、出席する取締役（監査役設置会社は監査役にも）全員に報告事項を通知します。

このようにDXすることで、メリット3「迅速な意思決定」を享受することができます。

4. 議事録の作成・押印

＜DX方法＞

・オンラインの雛形を利用し議事録を作成

・議事録への役員の押印は電子署名で対応

・議事録の回覧や押印依頼はメールやチャットで連絡

＜解説＞

取締役会を開催した場合（書面・みなし決議含む）、必ず議事録を作成し、出席した取締役及び監査役は議事録に署名する必要があります。（会社法第369条、会社法施行規則第101条、第225条）

作成した議事録を印刷して各役員に確認・押印依頼をして回るのではなく、電子署名をメールなどで依頼することで、依頼する事務局側、対応する役員側の時間を大幅に削減することができます。

＜ポイント＞

議事録の自動作成や電子署名でデジタルツールを使う場合、メインのツール使用者はもちろん、役員など電子署名に対応する各自が直感的に操作しやすいツールを導入しましょう。

また、ツール導入時にオンボーディング支援・困った時の窓口などサポート体制が充実してるかも確認しましょう。

このようにDXすることで、上記注意点1「ツールへの適応が困難」を対策しつつ、メリット2「効率的なリソース活用」を享受することができます。

5. 情報集約・管理

＜DX方法＞

・オンラインのフォルダで一括管理

＜解説＞

取締役会の決議の記録などは、後に社内で関連事項が問題になった時に確認したり、上場が近づけば監査法人などの社外から提出を求められたりと、いつでも取り出せるように管理・保存しておく必要があります。

＜ポイント＞

機密情報の詰まった取締役会の資料・議事録は、暗号化する、マルウェア対策を行う、フォルダにアクセスできる権限を厳重にするなどでセキュリティ対策を行います。

また、情報漏洩だけでなく万が一の紛失に備え、バックアップをとっておくことが重要です。

このようにDXすることで、注意点2「データのセキュリティと紛失」を対策することができます。

忙しいスタートアップだからこそ、定型業務をDX

FUNDOORを使えば、上記の各フローを様々なツールを駆使してDXする必要はありません。

招集通知の作成から議事録の保管まで、1つのプラットフォームで完結させることができます。

機密情報は常に暗号化・バックアップがされており、漏洩・紛失の心配がありません。

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執筆：FUNDOOR　板橋

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