FUNDOOR 株主総会機能の使い方
2023年06月27日 14:00
事業年度の決算が終われば、定時株主総会の準備が始まります。
招集通知や関連書類を作成し、印刷して郵送し、受け入れた委任状は株主ごとにステータスを管理し、株主総会の開催が終われば議事録を作成して保管…
そんな株主総会の形式的な作業に手間取っていませんか？
本記事では、株主総会招集通知の作成から議事録作成までを1つのプラットフォームで完結できる「FUNDOOR」で、株主総会を開催する方法をご紹介します。
目次
1. FUNDOOR株主総会機能のポイント
1つのプラットフォームで株主総会のプロセスを一元管理・効率化
FUNDOORなら、招集通知の作成から議事録作成・保存までを完結でき、後からいつでも議事録などの書類を確認することができます。
総会の煩雑な手間を効率化することで、より事業に集中できる時間を作ることができます。
幅広い形式に対応
FUNDOORの株主総会機能は、実際の会場を使った実開催や書面（みなし）決議時の招集通知送付・委任状改回収のペーパーレス化に対応しています。
また、招集通知や委任状などは基本的にFUNDOORを通じて電磁的方法で送付されますが、書面での案内を希望される株主に対しては、FUNDOORで作成した書類をPDFでダウンロードして個別対応をすることもできます。自社で作成した招集通知や委任状をアップロードしてメールで送付することも可能です。
株主総会の種別は、定時株主総会、臨時株主総会はもちろん、種類株主総会もサポートしています。
決議内容は、普通決議・特別決議に対応しています。
わかりやすいUIとサポート体制
FUNDOORの多くの機能は5つ以内のステップで全体像が表示されており、進捗状況がひと目でわかります。
また、直感的な操作で、招集通知を1クリックで一括送信したり、株主が委任状による回答を簡単に行うことができます。
導入時には必要に応じて個別にオンボーディングサポートをいたします。
2. FUNDOOR株主総会機能の使い方
ここでは、FUNDOOR株主総会機能の使い方を4ステップで紹介します。
※ここでご紹介するのは、実際の会場での開催、または委任状を使用して株主総会を行う方法です。
FUNDOORでは、他にも書面（みなし）決議にも対応しています。
FUNDOORの株主総会の4ステップ
(1)招集通知の作成
(2)招集通知の送信
(3)委任状の回収・株主総会の開催
(4)議事録を作成し、完了
(1) 招集通知の作成
画面の案内に従って必要な情報（株主総会の日時や場所などの基本情報、報告と決議の内容）を入力・選択すると、一般的なフォーマットに沿った招集通知と委任状が作成されます。
作成された招集通知は画面上で確認することができます。
(2) 招集通知の送信
招集通知・委任状を送る株主を選択すると、登録された株主のメールアドレスに自動で一括送信されます。
※最初の1回のみ株主情報の入力が必要です。次回以降の開催時には必要ありません。
※実際に株主のメールアドレスに送付する前に、ご自身のメールにテスト用に送付して内容を確認することも可能です。
招集通知・委任状の他にも添付したい書類がある場合、追加することができます。
また、書面での案内を希望する株主がいる場合、メールの送信先から外し、PDFで招集通知・委任状をダウンロードして個別に対応することが可能です。
(3) 委任状の回収・決議
「(2) 招集通知・委任状の送信」が完了すると、招集通知・委任状が送信された株主には、メールで以下のような案内が届きます。
株主は、案内下部の「招集通知の確認＆委任状の作成」ボタンから、「(1) 招集通知・委任状の作成」にて入力された株主総会の基本情報、報告・決議内容を確認することができます。
当日株主総会に参加されない株主は、さらに賛成・反対の意向を示した上で委任状を送信することができます。
なお、企業側のアカウントからは、株主の委任状の回答状況と賛成・反対の意向を一覧で確認することができます。
委任状の回答後には、自分の送付した委任状の控えが株主にもメールで届くため、株主側からもいつでも参照が可能です。
(4) 議事録を作成し、完了
「(1) 招集通知・委任状の作成」で入力した株主総会の開催日時が過ぎると、FUNDOOR上で議事録を作成・保存する欄が表示されます。
議事録を自動で作成するには、画面のフォームに必要事項を記入します。一般的なフォーマットに沿った議事録が自動で作成され、PDFで出力することも可能です。
3. FUNDOOR利用者の声
「初めての株主総会が準備から開催まで1日で終了」
株式会社Flamers 様
初めての定期株主総会をFUNDOORを利用して行いました。何をどうやるのかもわかりませんでしたが、FUNDOORの機能を利用して、実際に作業していたのは20～30分程度で、準備から開催まで1日で終了しました。画面もシンプルでわかりやすかったです。
「株主総会の管理が簡単になりました」
株式会社eumo 様
株主総会関連の書類が紙ベースであることへの疑問、株主への郵送コストなど、電子化で解決したいと考えていました。FUNDOORを導入したことでそれらを解決することができたうえに、委任状の集計や議決権の行使などの機能も使えて、準備や管理にかかるリソースの削減ができました。
「株主総会のコストが大幅に削減できました！」
株式会社ラフール 様
FUNDOORの導入により、株主総会の開催にかかる時間が大幅に削減され、以前と比べて1/4程度の時間で招集通知の発送まで完了できるようになりました。また、委任状の回収率が以前と比べて上がり、株主から「委任状が簡単に作れるのはラクでいい」という好意的な反響も得ています。
株主総会の招集通知から議事録作成までをオンライン化
株主総会の運営を円滑化し、より事業に集中できる環境を作りませんか？
詳しくはこちらのご紹介資料をご覧ください▼
無料登録はこちらから▼
FUNDOORで提供いたします各種ひな型につきましては、2020年11月1日時点で施行されている会社法、会社法施行規則およびその他の関係諸法令ならびに各種ガイドライン等に基づいて作成し、弁護士の監修を受けております。
もっとも、FUNDOORで提供している各種ひな型につきましては、標準的な内容を記載しているため、必ずしも各会社様の個別具体的なご事情を反映した内容になっていない可能性がございます。また、法令等の改正、解釈等によっては、FUNDOORを利用して作成した書面が無効と判断される可能性は否定できず、必ずしもその有効性を保証するものではございません。
そのため、各会社様におかれましては、上記内容を十分にご理解いただき、必要に応じて弁護士に相談されるなど、各会社様の責任と負担においてご利用いただけますようお願い申し上げます。
© FUNDINNO, Inc.