経営管理をDX　FUNDOORが業務効率向上やコスト削減につながる理由

株主管理・経営管理を一つのプラットフォームでできる「FUNDOOR（ファンドア）」。FUNDOORは、株主総会や取締役会の事務手続き、各種書類や株主名簿の管理、資本政策の作成・シミュレーションまで、経営にかかわる管理を一か所でまとめてできるプラットフォームです。
今回は、FUNDOORを活用することで経営管理上の課題をどのように解決するか、そしてどのようなメリットがあるか、コスト、リソース、ガバナンス、3つの観点で解説します。

1. コスト

無料から使える機能があるほか、有料機能でも、すでにかかっている経費と比較したときにメリットを見いだすことができると思います。

弁護士費用の削減

会社法対応・弁護士監修のテンプレートを内蔵しているため、会社法上保存する必要がある書類（株主総会・取締役会の議事録や招集通知など）の作成・確認にかけていた費用や時間が削減できます。

弁護士監修のフォーマットを使用するため、確認の手間を省くことができ、専門家への依頼内容が簡略化できます。時給制で弁護士に依頼されていた企業にとってはコスト削減効果が大きいと思います。

反社チェックツールの費用削減

反社チェックツールをFUNDOOR基本料金と従量課金（300円/件～）のみでご利用いただくことができます。別途月額基本料金がかかっている場合は費用の削減になります。

2. リソース

工数削減を通した業務効率化はもちろん、ツールの一元化やフォーマットの統一を通して無駄な業務を省きます。より重要な業務を少人数で担うことができるようになります。

取締役会の事務作業の工数削減

取締役会の議案作成、招集、関連資料の収集、議事録作成、電子署名、保管まで一環して完結することができます。

アジェンダや議事録のフォーマットも複数用意しているので、事前準備にかかる工数を削減することができます。また、紙の議事録への押印を役員に依頼・回収するコミュニケーションや郵送などの工数も削減できます。

役員側としても、各書類の確認や電子署名がスマホでできるため、対応する場所と時間の制約がなくなります。

議事録の保管もFUNDOOR内でできるため、VCや投資家、監査法人から特定の議事録の提出依頼があった際も、紙の書類を探す必要がなく、迅速に対応することができます。

実際にFUNDOORを導入したお客様では、取締役会の議事録の押印依頼や回収に1か月以上かかっていたところ、1週間で完了するようになり、業務を20%から30%ほど効率化することができたという例もあります。

▼アールバイロジェン株式会社様 導入事例「管理本部業務全体が20%から30%削減されました！」

株主総会の事務作業の工数削減

株主総会の議案・招集通知を自動で作成することができ（郵送用招集通知も同様）、書類送付、委任状回収、議事録作成・保管まですることができます。

取締役会同様、アジェンダや議事録のフォーマットも複数用意していますので、事前準備にかかる工数を削減することができます。招集通知郵送、委任状回収や証跡として不達確認などの事務作業が軽減されます。議決権の行使状況や履歴もクラウドで管理し、一目で確認することができるようになります。

株主側としては、招集通知の確認、委任状の提出がスマホでできるため、記入や郵送の手間を省くことができます。

FUNDOORを導入したお客様では、株主総会の招集通知の発送までにかかる時間が従来の1/4になり、委任状の回収率も上がったという例があります。

▼株式会社ラフール様導入事例「株主総会開催にかかっていた時間が1/4になり、委任状の回収率も上がりました！」

資本政策作成の効率化

資本政策の作成をエクセルやスプレッドシートで行う場合、便利な半面、管理が煩雑になりミスも起こりやすくなります。

FUNDOORでは、関数を気にせずに資本政策を作成することができます。直感的なUI・UXになっているため、知識が豊富でなくとも簡単に複数のシミュレーションを作成することができます。

株主名簿や原簿と自動連携しているため、別のシートから情報を反映させる必要がないという点でも効率化することができます。

株主管理の一元化

名簿情報、IR情報、株主総会における議決権の行使状況など株主管理にかかわる必要機能を網羅しています。

エクセルやスプレッドシートに比べて株主の管理がしやすく、資本政策など他の機能と連携・自動更新するため一元管理をすることができます。

また、株主記載事項証明書の発行も株主名簿の履歴から自動出力ができます。

最新版のファイルもわかりやすく、関係者に提出を求められた際でも、迅速に出力することができます。

未経験でもわかりやすい機能

会社法対応・弁護士監修のテンプレートを用意しており、必要な情報を穴埋め形式でフォームに入力するだけで簡単に資料を作成することができます。

株主総会や取締役会を初めて開催する際も、タスクリストに従えば各種手続きを進めることができます。上司や社外の専門家への問い合わせも簡略化し、工数を削減できます。

ワンストップで経営を管理

経営に携わるイベントや書類、情報を一つのIDで一元管理できるため、時短・効率化することができます。複数のツールを使う必要がなくなり、セキュリティのリスクも軽減します。

3. ガバナンス

上場企業では当然に求められる一方、スタートアップや規模が小さい企業では後回しにされることがあるガバナンス。しかし、成長の過程においてIPOやM&Aを目指す際には経営管理体制や内部統制を整備することは不可欠です。

書類管理の安全性と利便性の両立

株主総会や取締役会の招集通知、議事録・添付資料、株主名簿などは書類の保管が会社法で定められています（※）。

FUNDOORは、各書類の編集履歴も含めて管理ができ、各ステークホルダーへの共有機能も有しています。後から見直しや提出の必要があった際も迅速に対応できます。

一方、従来のファイルサーバーとプラットフォームを分け、アクセスユーザーを限定することで経営情報を含むセキュリティのリスクを最小化し安全性を高めています。

フォーマット・フローの統一による属人化の排除

招集通知の作成、議事録の作成などのアクションごとのフォーマットを用意しているので、外部の専門家に頼らず社内で情報やノウハウの蓄積・管理ができます。

過去の情報を蓄積しており、手続きのフローが仕組み化されているため、担当者の引継ぎがあった際も情報を一覧でわかりやすく残すことができます。属人的な管理、運用を防ぐことができます。

FUNDOORを導入したお客様では、知識やノウハウを社内に蓄えることができ、上場準備をする中で必要な機能を充実させることができているという例もあります。

資金調達への影響

エクイティを利用する企業のみならずデットを利用する企業においても、自社の管理体制と事業状況を明らかにしておくことが資金調達先の信頼獲得につながります。

デューデリジェンスに必要となる経営情報がしっかり管理されていないと適正な企業価値の証明につながりません。

FUNDOORを使用すると、過去の議事録などの書類を法的に正しく作成・保管することができるので、企業価値を適切に評価してもらうことができると思います。

株主の権利を守る

株主総会は株式会社の最高意思決定機関であり、決議に加わることは株主にとって重要な権利です。

FUNDOORでは、株主が行う株主総会の招集通知確認、委任状送信がスマホで簡単にできるため、株主としての権利行使をスムーズに行うことができます。

株主へのIR配信・反応が容易で、関係構築につなげられる

▼ Dr.JOY株式会社様 導入事例「FUNDOORの取締役会機能でガバナンス強化に繋がりました！」

まとめ

執筆：FUNDOOR
掲載している情報は記事更新時点のものです。