株式会社ラフール様「株主総会開催にかかっていた時間が1/4になり、委任状の回収率も上がりました!」

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『ラフールネスで世界を笑顔に』のミッションのもとメンタルヘルス領域にて、「ラフールサーベイ」を運営されている株式会社ラフール様。

「個人が変われば、組織が変わる」組織診断ツール「ラフールサーベイ」は開始1年半にて導入企業社数 700社を超え、最近では12.3億円の資金調達を行い事業を拡大されています。

株主数が増えてくるにつれて、株主総会開催に際しての管理部の方の作業負担は増大していきました。

その課題感の中でFUNDOORを導入し、どのくらい効率化されたのか。

取締役管理部長 金山さん、管理部 与那覇さんに実際にFUNDOOR 株主総会を利用してみての感想を伺いました。


郵送のときは招集通知の配送に深夜までかかっていた


ーまずはFUNDOORをご利用する以前の株主総会開催における課題感を教えてください。


与那覇さん:やはり郵送にかかる労力が負担になっていました。株主の方にお送りするものを間違えるわけにはいかないので、郵送する書類や宛先住所、お名前が正しいか、最低でもトリプルチェックをしてましたね。

金山さん:チェックするのもとても大変なのですが、時間もいつもギリギリでした。

取締役会で議案が決定してから、70名近くの招集通知の印刷、製本、宛名と書類の確認、郵送の準備などを招集通知配送の期限までに終えるとなるとかなりの労力がかかり、深夜に24時間営業の郵便局までタクシーで行くということもありました(笑)。

FUNDOOR導入の決め手は法的要件を満たしていること、コスト面、担当者の方の対応!


ー 大変さが聞いているだけでも、身にしみてわかります。

そういった課題感がある中で、今回FUNDOORを導入する決め手はどういったところがありましたか?

与那覇さん:今回株主総会を電子化するのは初めてでした。不安感も強く、いくつか同じようなサービスを比較検討させていただきました。

まずは法的な観点を満たしているかどうか、開催にかかるコスト面はどのくらいかという点を比較していたのですが、その中でもFUNDOORを導入する最大の決め手となったのは、担当者の方の対応ですね。

困ったことがあると、すぐに返信・対応を真摯にしてくださったのでとても助かりました。


金山さん:与那覇さんが私の席の隣なのですが、担当者の方が熱心に対応していただいているのを見て、この会社なら信用できると思い、私も承認しました。


ー ありがとうございます。

株主総会の開催にかかる時間が1/4くらいになり、委任状の回収率も上がりました。


ー実際FUNDOORでの株主総会の開催はいかがでしたか?

与那覇さん:まずは開催にかかる時間が大幅に削減されました。今までかかっていた時間と比べると1/4くらいの時間で招集通知の発送まで完了できたと思います。

あとは、以前と比べて委任状の回収率が上がったことがとても大きいです。


株主の方からも「委任状が簡単に作れるのはラクでいいね」というお声をいただき、我々としても嬉しかったです。

郵送していた時と比べて心理的なハードルがとても少なくなりました。

FUNDOORの株主名簿上では事前に株主の情報をすべて登録しているので、郵送していた頃のように宛名の間違いなどもなく、最低でもトリプルチェックしていた工数を大きく削減できました。



ー最後に今後FUNDOORに期待することはありますか?

与那覇さん:内部統制や、株主への適時開示、取締役会の開催などもFUNDOORを通して効率化できると、我々としてはとても助かります。

機能が追加されましたら、すぐにでも使いたいです!

金山さん、与那覇さん、ありがとうございました!

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